Для организации, предпринимающей усилия для проектирования своего желаемого будущего, важно, чтобы эти усилия были затрачены с максимально возможным полезным эффектом. Существуют следующие основные подходы к планированию будущего организации: традиционное планирование и программное управление.
При традиционном планировании требования к результатам деятельности организации определяются с позиций сегодняшнего дня, а не с позиций перспективы. Как следствие - желаемые результаты четко не фиксируются, мероприятия, включаемые в планы, плохо связываются и координируются между собой, выступая часто как независимые друг от друга, они также плохо увязываются с ресурсным обеспечением.
В большинстве случаев оказывается, что получаемые результаты не удовлетворяют изменившимся за время осуществления планов объективным требованиям к ним, продолжительность реализации планов и связанные с этим затраты значительно больше, чем рассчитывалось.
Программное управление состоит в том, чтобы подходить к планированию будущего организации как к разработке целостной системы действий с четко определенными, понятными для всех результатами, сбалансированными по ресурсному обеспечению. Программа должна стать нормативной моделью совместной деятельности группы или множества групп людей, определяющей:
· исходное состояние некоторой системы;
· образ желаемого будущего состояния этой системы;
· состав и структуру действий по переходу от настоящего к будущему.
Ее основное назначение - стать средством интеграции усилий людей, действующих в интересах развития той системы, в которую они включены.
Движение в будущее можно сравнить с движением по незнакомой местности, а программу - с картой этой местности, на которой нанесены маршруты движения разных групп и определены точки их встреч по ходу движения. Если по незнакомой местности двигаться без карты, зная лишь общее направление, то потребуется затратить значительно больше усилий, чтобы прийти в нужное место. Наличие программы дает уверенность руководителю, что он знает, какой конечный результат должен быть получен к определенному моменту времени, кто, когда и какие действия для этого должен совершить и что этих действий будет достаточно для достижения желаемого результата. Но не менее, а, может быть, и более важно, что благодаря программе не только руководитель, но и участники совместной деятельности понимают, на достижение какой общей цели они работают, какова их роль в этой работе, что от них ждут и что произойдет, если они не обеспечат своевременного решения своих частных задач.
Другое важное достоинство программы состоит в том, что она позволяет своевременно выявлять и предупреждать возможные проблемы, а не решать их, когда они уже возникли. Если руководитель не только поставил цель, но и определил промежуточные результаты, необходимые для достижения этой цели, он получает возможность обнаруживать угрозы достижению конечного результата, когда своевременно не получен какой-либо из промежуточных, и принимать решения раньше, чем угроза перерастет в неудачу. Чем больше промежуточных контрольных точек (т.е. чем детальнее программа), тем более чувствительно управление к угрозам.
Идеи программного управления получили широкое распространение на Западе сначала в управлении промышленностью, а затем и в других сферах деятельности. В бывшем СССР эти идеи стали пропагандироваться применительно к управлению производством с середины 70-х гг. Однако новые идеи были ассимилированы формально, содержание перспективного планирования мало чем изменилось, но планы мероприятий стали называть программами. При переносе идей программно-целевого планирования в наши условия было потеряно несколько важных его составляющих, и прежде всего требование операционального задания целей. А без этого программа перестает быть целевой. Игнорирование названного требования произошло не случайно, поскольку в условиях директивного управления нужно было «уметь» так ставить цели, чтобы всегда можно было отчитаться об их достижении. А здесь конкретность только мешала. Но если в целевой комплексной программе не задавались операционально поставленные цели, то невозможно было осуществить обратную связь между управляющей и управляемой системами, а без обратной связи, как известно, вообще невозможно никакое разумное управление.
Действительное применение идей программного управления к решению проблем развития организации позволит максимально использовать возможности персонала для достижения реальных и значимых целей обновления.
Однако необходимо заметить, что использование этого подхода не всегда одинаково целесообразно.
Анализ практики показывает, что существует три основных стратегии развития организации: стратегия локальных изменений, стратегия модульных изменений, стратегия системных изменений.
Стратегия локальных изменений предусматривает параллельное улучшение, рационализацию, обновление деятельности каких-то отдельных участков жизни организации. Эти изменения осуществляются независимо друг от друга по своим планам и предполагают достижение частных результатов, которые в совокупности позволят организации сделать шаг вперед.
Стратегия модульных изменений предполагает осуществление нескольких комплексных нововведений, которые, однако, не связываются между собой, хотя внутри модуля могут предполагать необходимость координации действий многих исполнителей.
Стратегия системных изменений предполагает полную реорганизацию, затрагивающую все компоненты деятельности (цели, содержание, организацию, технологии и т.д.), все структуры, связи, звенья, участки. Такая стратегия осуществляется, как правило, при изменении прежнего статуса организации.
Программы как особые средства обеспечения целенаправленности и интегрированности усилий многих людей нужны прежде всего для реализации стратегии третьего типа.
Вместе с тем нельзя считать, что какая-то из вышеприведенных стратегий является лучшей во всех случаях. Рациональность выбора стратегии развития зависит от многих условий: существующего уровня развития организации, уровня подготовленности персонала, финансовых и других возможностей организации.
Если организация уже имеет высокий уровень развития, то кардинальных изменений в ней может не требоваться и вполне достаточно будет осуществить какие-то частные улучшения. Но при грамотном планировании выбор и реализация локальных и модульных изменений все равно должны вестись с точки зрения их возможного эффекта для результатов работы организации в целом. Использование технологии программного управления позволит не только выбрать адекватную имеющимся возможностям стратегию развития, но и увязать различные изменения, чтобы получить максимальный для этих возможностей результат.
Основным средством программного управления служит целевая программа. Чтобы отвечать своему назначению, она должна обладать определенными характеристиками. Можно выделить такие характеристики: актуальность, прогностичность, рациональность, реалистичность, целостность, контролируемость, чувствительность к сбоям.
Актуальность - свойство программы быть ориентированной на решение наиболее значимых для будущего организации проблем, решение которых в совокупности может дать максимально возможный полезный эффект.
Прогностичность - свойство программы отражать в своих целях и планируемых действиях не только сегодняшние, но и будущие требования к организации и изменения в условиях ее деятельности, т.е. способность программы соответствовать изменяющимся требованиям и условиям, в которых она будет реализовываться.
Рациональность - свойство программы определять такие цели и способы их достижения, которые для данного комплекса решаемых проблем и имеющихся ресурсов позволяют получить максимальный полезный результат.
Реалистичность - свойство программы обеспечивать соответствие между желаемым и возможным, т.е. между планируемыми целями и необходимыми для их достижения средствами.
Целостность - свойство программы обеспечивать полноту состава действий, необходимых для достижения поставленных целей, а также согласованность связей между ними.
Контролируемость - свойство программы операционально определять конечные и промежуточные цели (ожидаемые результаты) таким образом, чтобы существовал способ проверки реально полученных результатов на их соответствие целям.
Чувствительность к сбоям - это свойство программы своевременно обнаруживать отклонения реального положения дел от предусмотренного программой, представляющие угрозы для достижения поставленных целей. Чувствительность к сбоям тем выше, чем более детализирована программа, чем меньше временные интервалы между соседними контрольными точками (промежуточными целями). Чувствительность должна быть достаточной для того, чтобы в случае сбоя субъект, принимающий решение, имел достаточное время на его выработку. Сверх этого чувствительность избыточна.
Отсутствие у программы какого-либо из перечисленных свойств будет приводить к тому, что либо желаемые результаты не будут получены вовсе, либо они будут получены в более поздние сроки и (или) с большими, чем предполагалось, затратами.
Планирование будущего организации представляет собой поиск ответов на четыре основных вопроса:
1. Что представляет собой сегодня организация, каковы ее сильные и слабые стороны?
2. Какой мы хотим видеть организацию в будущем?
3. Какие возможности существуют для реализации цели и что нам может мешать?
4. Какие действия и в какой последовательности мы должны совершить, чтобы достичь цели?
Технологии поиска ответов на эти вопросы могут быть различными. В конечном итоге важно, позволяет ли данная технология получить программу, способную стать более эффективным средством управления, чем традиционные планы.
В процессе разработки программы развития организации можно выделить шесть стадий:
1. Проблемный анализ состояния организации;
2. Формирование концепции будущего организации;
3. Разработка стратегии, основных направлений и задач перехода к новой организации;
4. Формирование целей первого этапа построения новой организации;
5. Формирование плана действий;
6. Экспертиза программы.
Анализ состояния организации призван определить исходную базу для разработки путей ее развития. Он должен выделить сильные и слабые стороны организации и ответить на вопрос: что следует изменить, чтобы в будущем организация могла удовлетворять требованиям, которые к ней будут предъявляться.
Разработка концепции будущего организации - это построение образа того, какой должна будет стать организация в результате осуществления программы ее развития. Если анализ состояния организации показывает, какова организация сегодня, то концепция развития призвана определить ее желаемое будущее.
Развитие организации может осуществляться разными путями, отличающимися тем, какие усилия нужно тратить, чтобы двигаться по ним. Выявить основные из них и выбрать наименее трудоемкий (оптимальный) путь - важная задача создателей программы. Ее решение осуществляется в процессе разработки стратегии, основных направлений и задач развития организации. На этом этапе планирования определяются этапы перехода от настоящего к желаемому будущему и оценивается реалистичность разработанной ранее концепции развития организации.
Поскольку переход к желаемому конечному результату - длительный процесс, то необходимо зафиксировать промежуточные состояния, через которые должна будет проходить программа, т.е. определить цели этапов. Но, поскольку цели последующих этапов будут зависеть от тех конкретных результатов, которые были достигнуты на предыдущих, в начале разработки необходимо конкретизировать лишь цели первого этапа программы.
Следующий шаг планирования - это конкретизация действий, которые нужно совершить для реализации цели первого этапа программы и подготовки к осуществлению последующих этапов.
Последний шаг планирования - оценка программы и принятие решения о ее запуске.
Разработанная программа должна включать в себя следующие разделы:
1. Анализ состояния организации.
2. Концепция будущего организации.
3. Общая стратегия, основные направления и задачи развития организации.
4. Цели первого этапа программы.
5. План действий на период реорганизации.
