Традиционно считается, что планирование всякой деятельности начинается с определения целей. Очень часто цель отождествляют с потребностью, миссией, намерением, желанием, функцией, предназначением, фантазией, мечтой, направлением действий и др. В данном случае цель отождествляется с образом желаемого результата. Но цель не просто образ желаемого результата (в этом она совпадает с мечтаниями, прожектами и т.п.), а мишень результата. Декларируя цель, субъект может стремиться получить совсем другой результат. В этом случае декларируемая цель - псевдоцель.

Распространенной ошибкой является, когда при формулировке общей цели фиксируют требуемое (потребное, желаемое) предназначение, функции, а не цель, поскольку образ результата неконкретен, не отнесен к определенному моменту времени и не соотнесен с возможностями. Здесь в лучшем случае задается направление («движемся на запад»). Чтобы правильно ориентироваться при определении целей, рассмотрим различия между понятием «цель» и понятиями «общие функции организации», «социальный заказ», «концепция».

Общие функции организации - это то, для чего предназначена любая организация, ее предназначение, миссия, а не цель. Образ желаемого результата только тогда может называться целью, когда фиксирован момент его достижения и определен способ соотнесения полученного результата с желаемым.

Социальный заказ - это конкретизированные для какого-то временного периода функции организации. Раньше социальный заказ задавался сверху и носил характер социального приказа. Теперь же выявление требований социального заказа организации - непосредственная работа руководителя и возглавляемой им структуры. Социальный заказ - одно из оснований постановки целей (наряду с возможностями), но это не цель.

По своему смыслу концепция, как и цель, - это обобщенный образ желаемого результата. Когда концепция появляется в начале разработки программы, она становится потенциально возможной целью, но не более того, поскольку не соотнесена с ресурсами (еще не ясно, реальна ли она), с результатами и временем ее осуществления. Только когда концепция (как свод идей) будет операционально представлена в результатах и, если можно так выразиться, на нее будет наложено время, только тогда и можно говорить о целях. Концепция организации тогда уже будет не мертвой схемой, не описанием некоего статического состояния организации, а моделью процесса ее поэтапного движения к желаемому конечному состоянию.

Таким образом, понятие «цель» в контексте развития организации - это конкретный, охарактеризованный качественно, а где можно, то и корректно количественно, образ желаемого (ожидаемого) результата, которого организация реально может достичь к четко определенному моменту времени.

Всякая единичная цель должна обладать пятью основными характеристиками:

1.       Полнотой содержания - определенностью всех характеристик результата, существенных для его максимального соответствия потребности;

2.       Контролируемостью (операциональностью) - возможностью сравнить фактически полученный результат с ожидаемым;

3.       Временной определенностью - фиксированным временем получения результата;

4.       Реальностью - соотнесенностью желаемого результата с возможностями получения его к требуемому сроку;

5.       Побудительностью (соответствием мотивам субъекта деятельности).

Чтобы поставленная цель обладала этими характеристиками, нужна серьезная аналитическая и прогностическая работа. Наиболее трудным является обеспечение контролируемости (операциональности) ожидаемого результата. Определить цель - значит так определить показатели ожидаемого результата, чтобы можно было проверить, достигнуты они или нет. Разумеется, количественные показатели берутся не произвольно, а обязательно должны быть обоснованы, т.е. необходимо указать (пояснить), откуда они взялись, назвать точки отсчета. Например, можно исходить из положения, что результаты деятельности организации должны быть:

а) либо выше прежних результатов;

б) либо выше типичных для организаций данного региона;

в) либо оптимальными, т.е. максимально возможными для конкретного подразделения.

Определяя количественные характеристики результатов деятельности организации, руководитель и группа проектировщиков сами ставят цели перед собой и сами будут оценивать степень их достижения. Делается это не для отчета перед кем-то, и потому конъюнктурные факторы, характерные для времени авторитарного управления, не должны иметь место. Ожидаемый результат (цель) должен задаваться только контролируемо. При неконтролируемой постановке целей не существует способа (возможности) оценить степень ее реализованности.

Формулировка цели может начинаться словами: «создать филиал...», но далее должно быть названо время создания и заданы характеристики, по которым можно будет судить, создан «филиал» или только произошла смена вывески. Цель может быть сформулирована, например, так: «В течение 6 месяцев создать филиал для таких-то задач, качество работы которого оценивается по следующим характеристикам». Эти характеристики должны быть тут же описаны так, чтобы их можно было качественно или количественно оценить, измерить, определить. Ставить контролируемые цели трудно, но к этому уровню конкретизации (без формализма и доведения до абсурда) стремиться необходимо.

При разработке программы развития организации, после определения стратегии, должны быть сформулированы цели первого этапа движения к желаемому будущему. После того как сделан прогноз ожидаемых результатов, нужно оценить, насколько предполагаемые изменения на разных уровнях управления согласуются между собой и нет ли необходимости в корректировке целей. Дело в том, что любые преобразования, чего бы они ни касались, вводятся не на всех уровнях управления. Если согласование невозможно, то цели необходимо откорректировать.

Таким образом, выделяется два шага при определении целей организации.

Шаг11._Прогнозирование ожидаемых на первом этапе реализации программы изменений в результатах деятельности организации по каждому уровню управления.

Шаг12._Оценка согласованности ожидаемых изменений в результатах между уровнями управления и (в случае необходимости) корректировка целей.

Необходимо помнить, если нет конкретно определяемого по содержанию и времени заданного результата, то не может быть и обратной связи, а значит, и грамотного управления.