Профессия менеджера предъявляет высокие требования к знаниям, умениям и навыкам в области организации личного труда. Вряд ли можно ожидать успехов в управленческой деятельности от человека, который не может рационально распределить рабочее время, эффективно спланировать свой труд, не умеет обращаться с деловыми бумагами и документами, не знает, как пользоваться оргтехникой, компьютером и т.д.

Работа заполняет время, отпущенное на нее. Внимательное наблюдение за работой менеджера позволяет согласиться с утверждением о том, что для бесполезной траты времени границ практически нет. Нехватка времени не позволяет успешно справляться с возложенными обязанностями, приводит к перенапряженности в процессе работы. Слова «у нас нет времени», часто повторяемые некоторыми менеджерами, являются ярким показателем недостаточного умения управления своим рабочим временем и недостаточно эффективной организации труда. Исследования показывают, что в связи с неумением правильно распределять время полезная занятость менеджеров не превышает 70—80%.

«И куда только ушло мое время?» — стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Все больше людей попадает в цейтнот. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю.

Перегрузка руководителя является следствием пересечения его многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

Управление рабочим временем позволяет последовательно и целенаправленно использовать испытанные методы работы в повседневной практике. Основная цель управления рабочим временем состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. Любую ситуацию, для которой типичны неупорядоченная работа и обусловленное внешними обстоятельствами выполнение заданий, можно преобразовать в ситуацию целесообразных и выполнимых задач.

Даже если на руководителя со всех сторон «сваливаются» различные задания и запросы и работа постоянно захлестывает его, руководитель сможет благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т.е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т.е. на результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.

Многие менеджеры предпочитают:

·   правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

·   решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

·   сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

·   исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

·   снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль.

Практика показала, что нередки такие ситуации, в которых руководитель, даже не выходящий за пределы правильно установленного круга органических функций своего руководящего поста, уделяет много внимания одному участку работы в ущерб другим. Таким образом, анализ важности отдельных органических функций, принимаемый в качестве исходного пункта при планировании работы руководителя, является достаточно существенной проблемой.

Каждый руководитель должен так планировать и организовывать свою работу, чтобы иметь время и возможность концентрировать свою энергию на самом болезненном участке своей деятельности.

Часто руководители (впрочем, и не только руководители) не в состоянии справиться с вечно существующим конфликтом между тем, что срочно, и тем, что важно. Не бывает проблемы, если срочное совпадает с тем, что важно. Но так бывает далеко не всегда. Зачастую срочные вопросы отодвигают на второй план более важные вопросы.

Решение этого конфликта не является легким делом. Трудно не поднять трубку звонящего телефона, отказать в приеме посетителю, трудно не откладывать со дня на день подготовку ответа на письмо с незафиксированным сроком исполнения. На большем отрезке времени вырисовывается совершенно другая картина. Накопившиеся важные и в свое время не решенные вопросы начинают в значительной степени дезорганизовывать текущую работу. Моменты, характеризуемые как крайне напряженные, в большинстве случаев мы вызываем сами недостатками собственного планирования, отсутствием четкого представления о том, что из себя будет представлять и как до известных границ будет выглядеть наш завтрашний день. Существует два способа выполнения работы. Первый способ — чтобы работа подгоняла, второй — самому подгонять ее. Если руководитель реагирует только на то, что в данный момент необходимо - он теряет контроль над своим временем.

В дополнение к этому следует сделать еще одно важное замечание. Руководитель должен иметь в своем бюджете времени часы, зарезервированные для обдумывания, в которые он «ничего не делает». Самые успешные руководители часто высказываются о том, что самые плодотворные часы их работы, самые полезные для учреждений, это именно часы обдумывания и принятия решений. Поэтому управленцы должны уметь высвобождать время для сосредоточения своего внимания на решении важных вопросов. Руководитель, который этого времени не имеет, хуже того, не ощущает отсутствия его, является неэффективным руководителем.