Неудовлетворенность нехваткой времени должна заставить менеджера периодически проводить анализ его использования. Одним из простейших методов является самофотография рабочего дня, которая предполагает записывание всех видов деятельности с указанием начала и окончания каждой работы. Здесь важно разделять «работу» и «помехи». Выделив категории «работы» и «помехи», следует определить, сколько времени затрачено на каждую работу и каждую помеху. Все виды работ и помех систематизируются и классифицируются следующим образом.

Предпосылкой того, что в личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит время, что конкретно
и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

·   не известно, на что вообще расходуется время;

·   не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

·   не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

·   не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Только если Вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем Вы тратите, Вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.

Анализ использования времени. Для того чтобы провести анализ использования рабочего времени руководителя, нужно предварительно исследовать затраты рабочего времени. Исследование может осуществляться разными способами самим исследуемым по обычной форме, с помощью анкет.

Хорошим подспорьем могут служить следующие рабочие таблицы:

·   анализ видов деятельности и расхода времени;

·   листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Для исследования берется отрезок времени примерно в две-три недели, в течение которых рекомендуется проводить записи использования рабочего времени ежедневно. Таким образом, за две недели набирается 10 анкет. Интервал таких исследований — два три года. Полученные данные анализируются и группируются в соответствии с тем, на какие вопросы мы хотим получить ответы. Эти вопросы нужно предусматривать на стадии планирования исследования.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.

Только честный анализ, предназначенный исключительно для личного употребления, подскажет, как конкретно улучшить рабочий стиль.

Указания по методу записи (инвентаризации времени):

·   не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения;

·   старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации времени).

Работа с формуляром «Анализ видов деятельности и расхода времени»:

·   ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;

·   поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

Формуляр анализа видов деятельности и расхода времени

Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени». После того как Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных Вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме (занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку).

Дайте оценку каждой выполненной Вами работе, виду деятельности по следующим критериям:

А — Была ли работа необходимой? (Да/Нет). Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».

Если окажется, что более чем на 10 % Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов.

Б — Были ли оправданы затраты времени? (Да/Нет).

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин.

В— Было ли целесообразным выполнение работы? (Да/Нет).

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации.

Г— Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (Да/Нет).

Если в более чем 10% случаев момент исполнения, работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.п.).

В табл. 23 приводятся важнейшие вопросы, которым уделяется особое внимание при анализе результатов, полученных в ходе исследований по использованию рабочего времени руководителей.

Таблица 23

Результаты исследования затрат рабочего времени (пример)

В процессе исследования невозможно дать ответы на все вопросы. Поэтому необходимо определить те вопросы, которые вы хотите выяснить в результате исследований (они могут отличаться от предложенных).

Работа с формуляром «Дневные помехи». В него необходимо заносить все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т.п.

Формуляр по работе с «дневными помехами»

Фиксируйте все, что Вас отрывает от дел: Н – начальник; Кл — клиент; Ко _ коллега по профессии; Пос — поставщик; Сем — семья; П – подчиненный; С- секретарь;
Пр — прочие.

При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»).

Два исходных пункта инвентаризации времени.

Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.

Обработка данных формуляра «Анализ помех». Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины «помех».

Вопросы для обработки данных:

·   какие «помехи» по Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?

·   какие телефонные звонки оказались бесполезными?

·   какие посещения были ненужными?

·   какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

·   какие посещения могли бы быть короче или эффективнее?

·   кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас от дел?

·   какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?

Анализ временных потерь. Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля. Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту. Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект.

В центр анализа Вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.

Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми Вы можете работать.

Анализ сильных сторон. Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел. Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

Анализ слабых сторон. Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению.

Пусть Вас не обескураживает большое число отмеченных Вами слабых мест.

После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля Вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги. Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены.

Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым Вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.

Важнейшие причины потерь времени

1. _____________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

3. _____________________________________________________________________

    И т.д.

Анализ «поглотителей» времени. Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются. Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, Вы уже сможете добиться значительного повышения своей продуктивности. Проанализируйте в тезисном порядке Ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить.

Полученные результаты анализируются и делаются выводы о том, как используется ваше рабочее время и эффективна ли работа. Анализ осуществляется на основе сгруппированных данных по использованию времени и другим факторам. Таким образом, анализ результатов исследования и принятие решений по ним составляют единый комплекс.

В табл. 24 приведены важнейшие группы для оценки результатов. Они основываются на вопросах, которые мы поставили перед собой в начале исследования. Попытаемся оценить их (табл. 24).

Таблица 24

На основании выставленных оценок принимают соответствующие решения, которые можно свести в таблицу по следующей форме (табл. 25).

Таблица 25

Решения по улучшению использования рабочего времени