Рациональная организация личного архива. Одним из важнейших направлений совершенствования техники и организации умственного труда является упорядочение работы с информационными материалами. Любой человек, занимающийся умственным трудом, имеет «личный архив», содержащий разнообразные по своему характеру материалы: документы, машинописные и электрографические копии, картотеки, конспекты, вырезки, фотографии, микрофильмы, звукозапись, а также книги и периодические издания, составляющие его личную библиотеку.

Объем информационных материалов, используемых в личной работе, достаточно большой, и если эти материалы не организованы соответствующим образом, работать с ними бывает очень трудно, а поиск нужной информации отнимает очень много времени. Выходом из этого положения является создание системы использования информационных материалов, облегчающей и ускоряющей работу. Рациональная организация личного архива не так сложна и не требует больших затрат времени, обеспечивая при этом полноту использования имеющейся информации при неограниченной возможности увеличения ее объема и ускорения поиска нужных сведений. Упорядочение личного архива достигается с помощью создания личного информационно-поискового аппарата.

Начинать работу по упорядочению личного архива нужно с учетом всех используемых в работе материалов (периодических изданий, вырезок, копий, фильмов, негативов, дискет, кассет и т.д.). Для учета этих материалов рекомендуется ведение книги учета периодики, алфавитной книги и картотек. Книга учета периодических изданий — журналов, сборников, брошюр, статей и т.д. — должна содержать не менее 100 страниц, быть сделана из плотной бумаги в переплете, чтобы она могла дольше служить. На каждый журнал, серию брошюр, сборник, бюллетень и т.д. в книге учета периодики отводится одна или несколько страниц, разграфленных так, чтобы можно было отмечать просмотренные номера изданий. Указывается также шифр издания в тех библиотеках, где можно получить эти публикации или заказать дискеты, микрофильмы и ксерокопии. Для ускорения поиска нужного издания в книге должно быть оглавление.

Следующим этапом работы по упорядочению личного архива является учет используемых и поступающих литературных источников. Он осуществляется с помощью алфавитной книги. В качестве такой книги можно использовать канцелярскую книгу на 150—200 страниц из плотной бумаги в переплете. Края ее надрезают наподобие телефонной книжки. Для того чтобы алфавитные вырезы не мялись, а буквы на них не стирались, вырезы укрепляют — на углы наклеивают кусочки прозрачной липкой ленты и проглаживают бумагу теплым утюгом. В алфавитной книге регистрируются используемые и поступающие источники со всеми элементами библиографического описания, в нее заносятся: фамилии авторов, названия работ, их основные выходные данные, библиотечные шифры. Если конкретный источник имеется в личном архиве, делается отметка, облегчающая его поиск, например: Лб — имеется в личной библиотеке; Пс — находится в подшивке статей (номер подшивки и страницы в ней); Кт —имеется в форме конспекта (номер конспекта и страница в нем); Мф—хранится в виде микрофильмов (номер коробки, гнезда в ней и фрагмента на пленке); Зм — запись на магнитофонной ленте (номер кассеты и фрагмента на пленке); Дп — имеется в виде комплекта диапозитивов или слайдов (номер коробки и, если это необходимо, номер диапозитива); Фн — имеется фотонегатив (номер пленки и кадра в ней).

Для ускорения внутри самой книги рядом с каждой работой крупно цветными карандашами пишутся вторая, третья и четвертая буквы фамилии автора. Это необходимо, так как источники будут вписываться не строго по алфавиту, а в порядке поступления. Найти нужную работу по буквам, вынесенным на поле, в три-четыре раза быстрее, чем читать фамилии авторов целиком.

При определении количества страниц, выделенных на каждую букву, надо исходить из примерного процентного соотношения, в котором повторяются эти буквы в фамилиях авторов (табл. 30).

Таблица 30

Процентное соотношение повторения начальных букв фамилий авторов

Использование алфавитной книги составляет основу рационализации личного архива, расширяет возможность создания подробного каталога и карточек.

Источник, внесенный в алфавитную книгу, получает шифр, состоящий из начальной буквы фамилии автора и цифры — порядкового номера данного источника среди других, вписанных на эту букву.

Шифр дает возможность завести на каждую работу такое количество карточек, которое необходимо для того, чтобы использовать каждый источник по многим направлениям (точкам) без дополнительных описаний (автор, название, издательство, год издания и т.д.).

Использование алфавитной книги удобно и в другом отношении. При ее ведении создается фактический авторский (алфавитный) каталог, необходимый любому специалисту. Ее можно брать с собой в любую библиотеку и работать там с каталогами и указателями (предметными и алфавитно-авторскими), имея перед собой весь перечень обработанной литературы.

Последним этапом обработки материалов личного архива является оформление картотеки. В этом случае использование «личного шифра» и алфавитной книги позволит отыскать нужную работу при любой форме сокращения записи. Картотеки удобно хранить в специальных ящичках в алфавитном порядке (по фамилиям авторов) и по разделам. Например: «Экономика», «Управление», «Организация», «Психология» и т.д. Каждый раздел можно разделить на подразделы. Один и тот же источник может относиться как к разделу «Экономика», так и к разделу «Управление», следовательно, нужно оформить две карточки и поместить их в картотеки соответствующих разделов.

Записи располагаются на карточках так, чтобы можно было при необходимости вписать все недостающие элементы библиографического описания.

Таким образом, последовательность обработки материалов личного архива включает три этапа:

·   отметка в книге учета периодики;

·   регистрация источника в алфавитной книге с подробным библиографическим описанием и образование «личного шифра» источника;

·   оформление необходимого количества карточек для библиографической картотеки с помощью «личного шифра» и размещения их в определенных разделах картотеки.

Хранение рабочих материалов. Эффективность использования личного архива зависит от того, насколько упорядочено хранение всех рабочих материалов. Хранение каждого вида рабочих материалов имеет свои особенности.

Книги удобно располагать в соответствии с личной картотекой по разделам с расстановкой в алфавитном порядке фамилий авторов. При этом на корешках книг проставляются номера, под которыми они зарегистрированы (например, А-3, А-24, Б-8 и т.д.). При необходимости выделения той или иной литературы по каким-либо признакам (языку, периоду и т.д.) могут быть использованы Цветные полоски.

Периодические издания лучше не хранить в целом виде. Нужные для работы статьи следует извлекать из издания и подшивать в общую подшивку или подшивку по отдельным направлениям работы. Для ускорения поиска нужной статьи в подшивке листы в ней нумеруются, а в алфавитной книге возле статей, хранящихся в подшитом виде, делается отметка, обозначающая, где ее можно найти (например, ПС-3, 28, т.е. третья подшивка журнальных статей, 28-й лист).

Разрозненные источники информации (машинописные и электрографические копии, фотографии, вырезки из журналов и газет и т.д.) должны быть обязательно расписаны по карточкам, подшиты в общую папку (например, папку вырезок из журналов, папку фотографий и т.п.) или в папки по темам. Эти материалы можно также сброшюровать и переплести. Материалы, которые нельзя подшить, хранятся в надписанных коробках, конвертах или папках раздельно (по видам, темам).

Конспекты, представляющие интерес, также включаются в общую систему учета. Заведенные на них карточки разносятся по соответствующим разделам картотеки. Шифр на карточках указывает место хранения данных, содержащихся в конспектах (например, Кт-6-24, т.е. 6-я тетрадь конспектов, 24-я страница).

Микрофильмы и дискеты ПК удобнее хранить в специальных коробках с гнездами на 20 — 60 ячеек. Гнезда и коробки должны быть пронумерованы. Таким образом, каждая дискета или пленка (100—150 кадров) получит свой адрес хранения, состоящий из номера коробки, гнезда в ней и фрагмента на пленке (например, Мф-2-8-10 —микрофильм, 2‑я коробка, 8-е гнездо, 10-й фрагмент на пленке). Источник регистрируется в алфавитной книге.

Диапозитивы и слайды удобно хранить в кассетах для слайдов (диамагазинах) от того проекта, с помощью которого они будут демонстрироваться. На каждый диафильм или комплект диапозитивов следует завести отдельные каталожные карточки диафильмов и диапозитивов. На карточках указывается место хранения (например, Дф-4-12, т.е. диафильм, 4-я коробка, 12-е гнездо; Дп-5, т.е. диапозитив, 5-я коробка).

Негативы лучше хранить в развернутом виде нарезанными небольшими кусочками (по 6 кадров) в прозрачных пакетиках. На каждом пакетике обозначаются номера кусков пленки и кадров, находящихся в нем. Негативную пленку можно хранить также в альбомах. Быстрота поиска нужного негатива обеспечивается нумерацией, проставленной тушью по нижней кромке перфорации и пробных отпечатков, сделанных контактным путем. Пробные отпечатки наклеиваются в альбомы или на отдельные карточки, образуя картотеку негативов, систематизированных по тематике.

Вся информация, находящаяся на магнитных пленках, также зашифровывается и заносится на карточки (например, Зм-3-2, т.е. звукозапись магнитная, 3-я кассета, 2‑й фрагмент).

Таким образом, при правильной организации личного архива необходимая быстрота поиска информации обеспечивается вне зависимости от его объема.

·   Пользуясь вышеизложенными рекомендациями, личный архив организуется следующим образом:

·   Заведите книгу учета, алфавитную книгу и картотеку.

·   Зарегистрируйте все имеющиеся у вас литературные источники и периодические издания в этих книгах и картотеке.

·   Разработайте «личный шифр» и систему сокращенных записей.

·   Заведите карточки на каждый источник литературы и оформите их с помощью личного шифра.

·   Сделайте картотеку по алфавитно-авторскому или предметному принципу.

·   Разместите архив в удобном для использования виде.