При организации эффективной профессиональной деятельности служащих важная роль принадлежит мероприятиям, направленным на совершенствование организации их труда и рабочих мест. Недооценка роли организации труда и рабочего места служащих вообще и руководителей в частности привела к тому, что в управленческой деятельности производительность труда за последние 50 лет возросла только в два раза, в то время как на производстве - в 30 раз.

Главной задачей организации труда и рабочих мест является экономия физической и умственной энергии руководителя и служащих с целью повышения производительности труда. Однако такие особенности работы, как постоянная необходимость получения достоверной информации о ходе производства, ее качественной и быстрой обработки в целях своевременного принятия обоснованных организационно-управленческих решений, выдвигают дополнительные требования к организации рабочих мест руководителей, особенно в области оснащения их современными средствами информационно-вычислительной и организационной техники, связи и сигнализации.

Под рабочим местом служащего понимают часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Организация рабочих мест служащих заключается в обеспечении рационального устройства и планировки служебных помещений, оснащении рабочих мест необходимой мебелью и современными техническими средствами переработки информации.
При этом необходимо учитывать следующие основные требования:

·   рабочие места в служебных помещениях необходимо размещать с учетом взаимосвязей служащих в процессе трудовой деятельности, последовательности выполняемых ими работ;

·   площадь рабочего места должна соответствовать действующим санитарным нормам;

·   мебель для оборудования рабочих мест должна удовлетворять функциональным, гигиеническим, психофизиологическим и эстетическим требованиям;

·   номенклатура и количество технических средств на рабочем месте должны соответствовать характеру выполняемых работником должностных обязанностей и объему связанных с ними работ.

При оснащении процесса управленческого труда техническими средствами обеспечивается комплексное использование средств оргтехники по видам работ:

·   накопление, обработка, хранение и передача информации средствами компьютерной техники;

·   составление текстовой документации;

·   обработка входящих и исходящих документов;

·   копирование и размножение документов;

·   хранение, поиск, транспортирование (передача) документов;

·   вычислительные операции;

·   обеспечение оперативной связи и сигнальной информации;

·   оснащение оборудованием и мебелью служебных помещений.

Прежде чем принять решение об оснащении и организации рабочего места необходимо провести его тщательный анализ. Анализ рабочего места (процесса) дает ответы на следующие вопросы:

Сколько времени необходимо для выполнения основных производственных операций?

Какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места (процесса)?

Как организовать рабочее место таким образом, чтобы увеличить производительность труда работников?

Какой режим работы целесообразен для данного рабочего места?

Какими личностными характеристиками должен, по возможности, обладать работник для выполнения данной производственной операции?

Как может использоваться информация, полученная в результате анализа рабочего места, для создания программы Управления персоналом предприятия?

Анализ рабочего места состоит из нескольких стадий, показанных на схеме 3-1. Предполагается, что анализ рабочего места проводится на уже действующем предприятии (организации).

Схема 3-1. Стадии анализа рабочего места (процесcа)

Первая, очень важная стадия анализа, дает общую картину организации в целом. Здесь рассматривается место каждого рабочего процесса в данной организации. В завершение 1 стадии составляются итоговые таблицы по структуре организации и диаграммы рабочего процесса, о которых пойдет речь в дальнейшем. На 2 стадии аналитику предстоит решить, как будет использоваться информация по анализу и проектированию рабочего процесса. В конце настоящей главы будут даны дальнейшие разъяснения по этой стадии анализа. Поскольку анализ всех рабочих мест процесса требует длительного времени и немалых затрат, следует выбрать какой-либо типичный образец. На 3 стадии основное внимание уделяется отбору тех рабочих мест, которые будут конкретно анализироваться.

На 4 стадии с помощью определенных методов собираются необходимые характеристики рабочего места, выявляются целесообразные режимы работы и качества, необходимые соответствующему исполнителю. Информация, полученная на этой стадии, используется затем на 5 стадии при описании рабочего места. На 6 стадии вырабатывается спецификация рабочего места (процесса).

Данные, собранные на стадиях 1-6, используются затем на 7 стадии для проектирования рабочего процесса. Под проектированием рабочего процесса подразумевается выбор рационального сочленения рабочих элементов, обязанностей и задач работника с тем, чтобы работник достигал наилучших результатов и сам получал при этом чувство удовлетворения. Варианты проекта тщательно оцениваются и анализируются на предмет выявления и устранения их недостатков, что делается на 7 стадии.

Анализ рабочих мест тесно связан с разработкой программ управления персоналом и используется при этом в следующих направлениях:

·   подготовка описания рабочего места (в полном виде оно включает краткое изложение сути рабочего процесса, обязанностей работника и степень его ответственности, а также некоторые сведения об условиях работы);

·   спецификация рабочего процесса. В спецификации указаны личностные характеристики работника, необходимые для выполнения данного процесса;

·   проект рабочего места. Информация, полученная в результате анализа, используется для выработки или видоизменения структуры элементов, обязанностей и задач, связанных с данной рабочей должностью;

·   подбор сотрудников и их прием на работу: аналитическая информация учитывается при отборе работников на определенную должность. Анализ помогает подобрать претендентов, которые будут трудиться с максимальной отдачей и чувствовать себя комфортно на данной работе;

·   оценка результативности труда сравнением фактической и "плановой" производительности труда. Анализ рабочего процесса используется для того, чтобы рассчитать "приемлемый", этичный уровень производительности труда для конкретного рабочего места;

·   подготовка кадров и совершенствование квалификации. Информация, полученная в результате анализа рабочего процесса, используется для разработки и внедрения программ подготовки кадров и совершенствования квалификации. Описание рабочего места помогает установить навыки и умения, необходимые для выполнения данного процесса;

·   планирование карьеры и продвижение по службе. Перемещение работников с одной должности на другую, с одной операции или процесса на другой получает четкую и подробную информационную основу;

·   оплата труда. Заработная плата обычно напрямую увязывается с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т.д. Анализ рабочих мест дает исходную базу для сопоставления и соответствующей оплаты работников;

·   безопасность труда. Безопасность рабочего процесса зависит от правильного расположения рабочих мест, соблюдения определенных стандартов, оборудования и других условий. Что присуще данному рабочему процессу и какого рода работники необходимы для его выполнения – эта и подобная информация может быть получена именно в ходе анализа рабочих мест.