Проведение достоверного анализа рабочих мест - дело хорошо обученных профессионалов. Работник, проводящий анализ, должен понимать людей, рабочий процесс и иметь представление об общей организационной структуре предприятия. Важно и понимание им характера связей процедур управления персоналом с общей структурой организации.

Аналитик рабочего процесса должен избрать наилучшие способы и методы проведения анализа. Основой для этого выбора является предварительный обзор организации и взаимодействия отдельных служб, отделов и рабочих мест.

Такая связь хорошо иллюстрируется структурной схемой, где указываются функции работников, выполняющих отдельные обязанности (схема 3-2). С помощью таких схем аналитик получает общую картину того, какие подразделения существуют в организации, какова их иерархия и как осуществляется связь между ними. Дополнение к указанной схеме составляет комплект схем взаимодействий отдельных рабочих мест.

Такие схемы более детализированы и более точны. На них показываются связи между рабочими местами (процессами) — (см. пример на схеме 3-3).

Для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используются по отдельности или в сочетании четыре метода:

наблюдения;

собеседования (интервью);

анкеты;

список обязанностей работника.

При любом из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чего рассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо. Такой тип анализа именуется "анализом, ориентированным на рабочее место". Иным образом анализ может быть сконцентрирован на режимах работы, действиях, которые необходимо выполнить работнику в данном процессе (например, подсчеты на компьютере, координацию, ведение переговоров и т.д.). Такой анализ называется "анализом, ориентированным на рабочие процессы".

Схема 3-2. Использование информации анализа рабочего места (процесса)

Источником базовой информации для анализа могут служить анкеты типа "Информационный стандарт анализа рабочего места" (ИСАРМ).

Анкета заполняется работниками, занятыми на данном рабочем месте. Образец ИСАРМ представлен на схеме 3-4.

Схема 3-4. Информационный стандарт анализа рабочего места

Название Вашей работы _________________________ Код ________ Дата ______________

Ваш разряд ____________________________________ Сектор ________________________

Ваша фамилия _________________________________ Отдел _________________________

Должность Вашего начальника ___________________ Подготовлено (кем?) ____________

Фамилия Вашего начальника _____________________ Кол-во отработанных

                                                                                                                             часов ________________________

Какова основная цель рабочего процесса, который Вы выполняете ?

Чем Вы занимались до этого? Укажите, если Вы работали в другой организации.

На какие повышения по службе Вы рассчитываете?

Если Вы регулярно проверяете работу других, то укажите их фамилии и название работ.

Если Вы проверяете работу других, какими из приведенных ниже занятий Вы занимаетесь:

·   прием на работу

·   советы по трудоустройству

·   обучение

·   планирование повышение квалификации

·   инструктирование

·   консультирование

·   ассигнования

·   управление

·   учет производительности труда

·   продвижение работников по службе

·   учет заработной платы

·   наблюдения за дисциплиной

·   увольнения

·   прочие виды работ

Что Вы можете сказать об успешности и результатах Вашей работы?

Ваши обязанности. Обрисуйте вкратце, что Вы делаете и, если это возможно, как Вы это делаете. Назовите те обязанности, которые Вы считаете наиболее важными или наиболее трудными:

а) обязанности одного рабочего дня_________________________________________

б) периодические обязанности _____________________________________________

(укажите период – еженедельно, ежемесячно или раз в квартал)

в) обязанности, которые Вы выполняете время от времени _____________________

г) как долго Вы выполняете эти обязанности?

д) выполняете ли Вы сейчас какие-либо ненужные обязанности? Если да, то опишите их_____________________________________________________________

е) какие обязанности, не входящие в Вашу работу сейчас, Вы хотели бы выполнять?_____________________________________________________________

Уровень образования. Выберите из приведенных ниже тот уровень образования, который необходим для выполнения Вашей работы (но не Ваш собственный уровень образования):

а) не нужно никакого образования

б) ниже уровня средней школы

в) аттестат об окончании средней школы или его эквивалент

г) незаконченное высшее образование

д) законченное высшее образование

Укажите, пожалуйста, уровень образования, с которым Вы пришли на Вашу должность.

Опыт. Выберите из приведенных ниже критериев тот, который необходим для выполнения Вашей работы:

а) никакого

б) менее 1 месяца работы

в) от 1 до 6 месяцев работы

г) от 6 месяцев до 1 года

д) от 1 до 3 лет

е) от 3 до 5 лет

ж) от 5 до 10 лет

з) более 10 лет

Укажите, пожалуйста, степень Вашего опыта, когда Вы пришли на эту должность.

Навыки. Укажите все навыки, необходимые для выполнения Вашей работы (например, степень точности, внимания и аккуратности при использовании инструментов, методов или систем и т.д.).

Укажите, пожалуйста, те навыки, с которыми Вы пришли на эту должность.

Оборудование. Требует ли выполнение Вашей работы использование какого-либо оборудования? Да ___ Нет ___. Если «да», то укажите, как часто Вам приходится пользоваться оборудованием:

Требования, предъявляемые работой к здоровью человека. Укажите, пожалуйста, все ненужные требования, предъявляемые к Вам, и как часто Вам приходится их соблюдать:

Отрицательные эмоции. Укажите нежелательные эмоции, которые вызывает у Вас работа, и как часто это случается:

Расположение Вашего рабочего места. Считаете ли Вы его удовлетворитель-ным или неудовлетворительным?

Расположение рабочего места

Окружающая обстановка. Считаете ли Вы окружающую Вас на работе обстановку неудобной, располагающей или отличной.

Состояние окружающей среды. Укажите нежелательные факторы, с которыми Вам приходится иметь дело во время работы и как часто Вы с этим сталкиваетесь:

Здоровье и безопасность. Укажите все нежелательные факторы, влияющие на состояние Вашего здоровья и безопасность, и как часто во время работы Вам приходится с ними бороться.

Подпись _____________________________      Дата ________________________

Замечания и уточнения начальника

Прочтите ответы работника на вопросы анкеты: точно ли он обрисовал требования, предъявляемые к работе, и соответствует ли его понятие о данной работе со степенью ответственности, которую к ней предъявляют?

_________________ Да                 __________________ Нет

Если «нет», то объясните, почему и укажите возможные упущения; если у Вас есть добавления, то, пожалуйста, внесите их.

_________________________     _________________________     _____________________

  должность                                                        подпись                                                              дата

Метод прямого наблюдения применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен. Примером таких рабочих процессов могут служить действия рабочего на сборочной линии автозавода, работа клерка, составляющего картотеку в страховой компании, или опись вещей, которую составляет на складе служащий. Аналитик изучает действия одного из нескольких работников, выполняющих данный процесс. Метод прямого наблюдения мало приемлем в случаях, когда рабочий процесс включает умственную деятельность (работа исследователя, адвоката или математика). Чтобы использовать метод прямого наблюдения, аналитик должен быть обучен наблюдению за действиями лиц, осуществляющих рабочий процесс. Проведение такого рода наблюдений следует проводить как можно более незаметно, без помех рабочему процессу.

Метод собеседования (интервью) с работником, выполняющим процесс, часто сочетается с методом наблюдения. Метод собеседования чаще применяется для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса. Он дает аналитику и работнику возможность поговорить друг с другом. Во время разговора работник также может задавать аналитику различные вопросы: таким образом, аналитик объясняет работнику, как будет использоваться полученная информация. Собеседование может проводиться с одним работником, группой или с начальником, который располагает сведениями о рабочем процессе. Используется обычно стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы.

Уязвимость метода в том, что информация может быть неточной. Например, если работник узнает, что информация, полученная во время собеседования, будет использоваться для установления заработной платы, он дает ее искаженной. Поэтому последовательные интервью более чем с одним человеком (работником и его руководителем), тщательное планирование беседы и правильный отбор вопросов, равно как и установление хорошего контакта с работником чрезвычайно важны. Это отнимает немало времени, но улучшает качество получаемой информации. Полученная в ходе собеседования информация дополняется в дальнейшем данными наблюдений и анкет.

Использование анкет — метод, который требует наименьших денежных затрат. Он достаточно эффективен для того, чтобы получить большое количество информации за короткий период времени. Анкета ИСАРМ, представленная на схеме 3-4, — стандартная. Она включает в себя вопросы о рабочем месте и процессе, требованиях к ним, условиях работы и оборудовании. Менее стандартный подход — это попросить работников своими словами описать их работу. Такой, более свободный подход дает работникам возможность выразить собственные идеи и описать рабочий процесс своими словами.

Целесообразная степень стандартизации анкет является постоянным источником споров. В принципе, не существует какого-либо идеального стандарта анкеты. Но вот несколько советов, которые упрощают составление и использование анкет:

анкета должна быть как можно более короткой, потому что люди, в принципе, не любят заполнять анкеты;

объясните, как будет использоваться анкета — человек должен знать, для чего он заполняет анкету;

анкета должна быть простой по содержанию и не включать в себя большого количества технических терминов. Вопросы и указания должны быть написаны простым языком;

проверьте анкету перед тем, как использовать ее — дайте ее заполнить каким-либо работникам, а потом попросите дать комментарии, чтобы выявить возможные упущения.

Список обязанностей работника, занятого данным рабочим процессом, включает (помимо самих обязанностей, выполняемых работником) то, как часто он их выполняет и время выполнения. Для этого метода необходимо, чтобы работник вел ежедневные записи (дневник). Используя дневник, можно сравнивать ход рабочего процесса по дням, неделям и месяцам. Дневники особенно полезны при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или старшего администратора).

Любые из перечисленных четырех методов могут использоваться в различных комбинациях. В принципе, для получения всесторонней информации о рабочем процессе можно использовать все четыре метода. Аналитики рабочего процесса очень часто применяют особый, количественный способ анализа, который включает в себя особенности всех четырех обычных методов.

Специальные количественные методы анализа. Приведенные четыре метода дают основу для ряда более сложных количественных подходов, которые позволяют получить информацию о том, какого рода обязанности выполняет работник и каковы должны быть его навыки и знания для выполнения данного рабочего процесса. Три наиболее распространенных количественных метода — это функциональный анализ рабочего процесса, должностное анкетирование и анкетирование административных лиц.

Функциональный анализ рабочего процесса служит для характеристики сущности рабочего процесса, описаний рабочего процесса и получения данных, необходимых для описания требований к работникам.

Достоинством метода является то, что рабочий процесс получает количественные оценки. Таким путем все рабочие процессы могут быть классифицированы, например, для установления уровня заработной платы работника.

При использовании должностного анкетирования для количественной оценки должностей обычно используется стандартизированная анкета. Ее заполняет сам аналитик рабочего процесса. Исследователь рабочего места (должности) решает, какие из пунктов, приведенных в анкете, важны для выполнения конкретно рассматриваемого рабочего места. Анкета может быть разбита на шесть основных разделов:

Источники служебной информации: откуда и как исследуемое должностное лицо получает необходимые для его работы данные?

Умственная работа: какого рода решения, аналитические или проектно-планировочные процедуры выполняет работник, занимающий данную должность?

Затраты физического труда: какие физические затраты требуются и какие инструменты необходимы для данного рабочего процесса?

Контакты с другими людьми: какого рода взаимодействия с окружающими необходимы для выполнения работы данным должностным лицом?

Условия на рабочем месте: в каких физических и социальных условиях трудится работник?

Прочие данные о рабочем процессе.

Существуют компьютерные программы для количественной оценки рабочих должностей. При этом используются семь параметров — характер принимаемых решений, взаимосвязи, ответственность, необходимость рабочих навыков и обучения, наличие и характер затрат ручного труда, использование оборудования и транспортных средств, обработка информации.

Эти оценки позволяют дать краткое описание рабочего места (должности) и проводить сравнения различных процессов.

Достоинством метода можно считать его апробированность, недостатком — большие затраты времени и труда. Кроме того, поскольку данный метод не описывает особых, специфических действий, присущих именно данному рабочему месту, описания совершенно различных должностей могут выглядеть почти одинаково (так, должности милиционера и домохозяйки выглядят "сходными", поскольку обе "связаны с устранением неисправностей и урегулированием кризисных ситуаций"): анкетный метод дает только самую общую картину рабочей должности.

Существует много специфических методов проведения анализа рабочего процесса. Одни из них фокусируются на рабочем процессе, другие — на поведении работника во время выполнения работы, описывая должностные характеристики через стандарты поведения работника.

Описание и спецификация рабочего места. Как уже было сказано, описание рабочих мест является одним из результатов проведения систематического их анализа. Хотя какие-либо стандарты описания рабочих мест отсутствуют, обычно они включают следующие разделы:

а) название должности;

б) краткое — одна — две фразы — описание должностных функций;

в) действия работника во время выполнения своих должностных функций. Описание выполняемых задач, используемых материалов, степень контролируемости действий работника и контроля, осуществляемого с его стороны по отношению к другим;

г) условия работы и рабочая среда — температура, освещенность, уровень шума и вредные воздействия на рабочем месте;

д) социальное окружение. Приводится информация о размере рабочей группы и отношениях между работниками, необходимых для выполнения работы.

На схеме 3-6 приведено описание рабочей должности менеджера, занимающегося вопросами производительности труда и управлением персоналом. Спецификация рабочего процесса, показанная на схеме 3-7, вытекает непосредственно из описания рабочего места. Она отвечает на вопрос: "Каковы черты характера и каким должен быть опыт человека для того, чтобы он успешно выполнял рабочий процесс?" Спецификация рабочего места дает информацию, необходимую для приема на работу и осуществления выбора сотрудников. Допустим, Вам требуется опытный и хорошо обученный квалифицированный рабочий; в спецификации рабочего места обязательно будут указаны необходимые уровень подготовки и стаж работника в данной должности. Если в спецификации указаны черты характера и необходимый для выполнения работы опыт, работник должен непременно отвечать этим требованиям.

Схема 3-7. Спецификация рабочего процесса менеджера, занимающегося вопросами управления персоналом.

Общие требования к квалификации работника:

1. Подготовка и опыт работы.

Должен обладать большим опытом по данной профессии. Рабочий стаж - минимум шесть лет.

2. Образование.

Схема 3-6. Описание рабочего процесса менеджера

Наименование должности: менеджер, занимающийся вопросами управления персоналом,

           производительностью труда

Сектор УПЛР

Дата: 01 января 1991

Общее описание рабочего процесса:

Менеджер выполняет ответственную административную работу по управлению деятельностью персонала большой государственной организации или учреждения. Он несет ответственность за планирование и управление кадровыми программами, которые включают прием на работу, конкурсные собеседования, оценку работников и назначение их на должности, выдвижение и перевод на должности, составление рекомендаций по изменению статуса работников организации, а также создание системы распределения информации среди работников. Менеджер работает под общим контролем линейного руководства, при этом он может проявлять инициативу и иметь независимое мнение по выполнению возложенных на него задач.

Действия, присущие рабочему процессу:

Участвует в общем планировании и принятии решений по созданию единой и эффективной службы занятости.

Разъясняет политику, проводимую организацией, на разных ее уровнях путем распространения бюллетеней, организации собраний и через личные контакты.

Проводит собеседование с кандидатами на должности, оценивает их квалификацию и классифицирует заявки.

Занимается собеседованиями и устройством на работу кандидатов на вакантные должности, а также проверяет квалификацию кандидатов.

Совещается с начальниками по вопросам, связанным с его деятельностью, включая проблемы назначения на должность; зачисляет на должности работников, прошедших испытательный срок; перемещает по должности и увольняет постоянных работников.

Организует тестирование работников.

Разрабатывает системы обучения персонала.

Разрабатывает систему оценки деятельности службы занятости и обучает менеджеров методам оценки деятельности подчиненных.

Составляет файлы по учету работников.

Выполняет другие обязанности, связанные с его деятельностью

Предъявляемые требования

Четырехгодичный колледж или университет, специализирующийся на работе с персоналом, управлении делами или промышленной психологии.

Знания, навыки и способности.

Должен обладать значительными знаниями по теории и практике управления персоналом, включая отбор и назначение на должности работников и оценку работников.

Степень ответственности.

Руководит отделом, состоящим из трех сотрудников, специализирующихся по управлению персоналом, клерка и секретаря.